Jenny Reedová

Riaditeľka pre kvalitu a profesionálne štandardy v spoločnosti Kreston Global

Jenny dohliada na proces prijímania potenciálnych členských firiem, ako aj na priebežný rozvoj školení a zdrojov. Bude spolupracovať s členskými firmami na identifikácii prioritných oblastí odborného rozvoja a školení, ako aj s poradným výborom ESG spoločnosti Kreston.

Herbert M. Chain

MBA, CPA (USA), riaditeľ CBIZ Marks Paneth a akcionár Mayer Hoffman McCann P.C.

Herbert Chain je veľmi skúsený autor, finančný expert so 40-ročnými skúsenosťami v oblasti podnikania, účtovníctva a auditu, ktorý pôsobil ako senior partner pre audit v spoločnosti Deloitte. Je držiteľom certifikátov Národnej asociácie podnikových riaditeľov a Asociácie súkromných riaditeľov, pričom má znalosti o riadení súkromných spoločností a efektívnom riadení rizík. Má rozsiahle znalosti v oblasti finančných služieb vrátane správy aktív a poistenia a skúsenosti s SPAC.

Kvalita bez hraníc: Manažérstvo kvality v globálnej sieti firiem

November 24, 2023

Riadenie kvality má zásadný význam pre udržanie a zlepšenie reputácie globálnej siete, ochranu verejného záujmu, zabezpečenie spokojnosti klientov, prilákanie a udržanie špičkových talentov a budovanie konkurenčnej výhody siete. Okrem toho Medzinárodné štandardy pre riadenie kvality (ISQM) poskytujú celosvetovo uznávaný rámec pre riadenie kvality v účtovníckej a audítorskej profesii. Dodržiavanie požiadaviek ISQM je pre globálne siete nevyhnutné na preukázanie záväzku ich členských firiem poskytovať vysokokvalitné služby.

V prípade globálnych sietí, ktoré sú rozptýlené v rôznych krajinách a regiónoch a pozostávajú z nezávislých firiem, predstavuje udržiavanie konzistentnosti a excelentnosti jedinečné výzvy. Záväzok ku kvalite zo strany globálneho vedenia a vedenia firmy je nevyhnutný na stanovenie štandardov, preukázanie tónu na najvyššej úrovni a na podporu (a vyžadovanie) vhodného správania.

Kritické prvky riadenia kvality

1. Kultúra, kultúra, kultúra

Vedenie musí zdôrazňovať význam kvality na všetkých úrovniach siete, rozvíjať kultúru kvality a informovať o očakávaniach týkajúcich sa správania. Musí tiež podporovať kultúru neustáleho zlepšovania. To znamená vytvoriť prostredie, v ktorom sa zamestnanci cítia pohodlne pri identifikovaní a nahlasovaní problémov a v ktorom existuje postup na riešenie týchto problémov.

Vyžaduje si tiež, aby osoby, ktoré majú vo firme autoritu, “hovorili” (t. j. “tón z zhora”) a neignorovať tých, ktorí sa buď domnievajú, že sú oslobodení od noriem platných pre ostatných, alebo ktorých morálny kompas neukazuje na pravý sever. Takáto nečinnosť je pre zamestnancov veľmi viditeľná a oslabuje účinnosť stanovených a/alebo zdokumentovaných politík a postupov firmy, nech sú akokoľvek dobré.

2. Prekonanie odporu voči zmene

Vo väčšine organizácií, či už globálnych alebo domácich, môže odpor voči zmenám brániť úspešnej implementácii akejkoľvek iniciatívy vrátane systému riadenia kvality. Na prekonanie tohto problému musí organizácia a jej vedenie podporovať kultúru riadenia zmien zapojením zainteresovaných strán na všetkých úrovniach a vo všetkých fázach procesu, poskytovaním jasnej komunikácie o prínosoch nového systému (nových systémov) a preukázaním jeho pozitívneho vplyvu na kvalitu, úspech firmy a jej povesť a spokojnosť klientov.

3. Štandardizácia a harmonizácia

Jedným z kľúčových faktorov podpory účinného riadenia kvality v rámci globálnej siete nezávislých firiem je zavedenie štandardizačných a harmonizačných protokolov. Vypracovanie súboru štandardizovaných procesov, metodík a osvedčených postupov zabezpečuje jednotnosť poskytovania služieb, dokumentácie a výkonu práce. To sa dá dosiahnuť zavedením globálneho systému riadenia kvality, ktorý stanovuje rámec pre ciele, postupy a zodpovednosti v oblasti kvality. Mal by tiež zahŕňať iniciatívy na neustále zlepšovanie, pravidelné hodnotenia výkonnosti a audity kvality. Hoci neštandardizované metodiky a politiky môžu stále viesť ku kvalitnému výkonu služieb, štandardizácia umožňuje efektívne zdieľanie zdrojov, škálovateľnosť operácií a konzistentné dokumentačné rámce.

V rôznorodej sieti nezávislých firiem budú vždy existovať aspekty riadenia kvality, ktoré musia byť špecifické pre jednotlivé firmy, aby sa dosiahla maximálna účinnosť, ale zosúladenie politík a postupov bude často prospešné a nákladovo efektívne. Zavedenie ISQM1 pomohlo urýchliť tento proces pre globálne siete firiem.

4. Školenie a rozvoj

Investície do komplexných programov odbornej prípravy a rozvoja sú nevyhnutné na zvýšenie schopností a kompetencií odborníkov v rámci siete. Pravidelné školenia, workshopy a certifikácie nielenže posilňujú technické zručnosti, ale aj rozvíjajú kultúru neustáleho vzdelávania. Okrem toho zdieľanie poznatkov a osvedčených postupov medzi členskými firmami prostredníctvom online platforiem a spoločných fór podporuje inovácie a zlepšovanie v celej sieti.

Zameranie sa na efektívnosť prostredníctvom týchto typov odbornej prípravy a iniciatív spolupráce môže tiež nepriamo prispieť ku kvalite auditu. Zjednodušenie procesov a odstránenie nepotrebnej práce a/alebo dokumentácie uvoľní zamestnancom čas a úsilie na dôležitejšie (t. j. rizikovejšie) záležitosti.

5. Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI)

KPI, niekedy známe ako ukazovatele kvality auditu (AQI), zohrávajú dôležitú úlohu pri meraní a monitorovaní kvality v celej sieti. Je dôležité definovať zmysluplné KPI, ktoré sú v súlade s celkovými cieľmi a hodnotami organizácie. Tieto ukazovatele by mali zahŕňať kvalitatívne aj kvantitatívne metriky, ako sú hodnotenia spokojnosti klientov, dodržiavanie priemyselných noriem, výsledky inšpekcií alebo preskúmaní kvality a školenia a rozvoj zamestnancov.

6. Zapojenie klientov a spätná väzba

Riadenie kvality by malo presahovať rámec interných procesov a zahŕňať účinné mechanizmy zapojenia klientov a spätnej väzby. Mali by sa zaviesť pravidelné komunikačné kanály, aby sa zachytili očakávania, potreby a úroveň spokojnosti klientov. Vykonávanie prieskumov spätnej väzby od klientov, vykonávanie hodnotení po ukončení spolupráce a aktívne vyhľadávanie informácií od klientov pomáha identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, a zlepšuje vzťahy s klientmi. Táto spätná väzba je kľúčová pre udržanie vysokej kvality služieb a pre úsilie o neustále zlepšovanie.

7. Technológia a automatizácia

Využívanie technológií a automatizačných nástrojov zohráva dôležitú úlohu pri zefektívňovaní procesov, minimalizácii chýb a maximalizácii efektívnosti. Implementácia softvérových systémov novej generácie pre účtovníctvo a audit (vrátane aplikácií umelej inteligencie), nástrojov na analýzu údajov a platforiem na automatizáciu pracovných postupov môže výrazne zlepšiť schopnosť analyzovať údaje, skrátiť pracovný čas a zvýšiť kvalitu vykonávanej práce. Napríklad nástroje na vytváranie prehľadov, ako je Caseware Sherlock, môžu automaticky merať a vykazovať kľúčové ukazovatele výkonnosti, ako je čas na uzamknutie súboru, počet vznesených bodov preskúmania atď.

Pravidelné posudzovanie a prijímanie nových technológií zabezpečuje, že sieť zostáva na čele pokroku v odvetví a má prístup k účinným a efektívnym metodikám vykonávania zákaziek.

8. Monitorovanie a preskúmanie

Sieť musí mať systém monitorovania a kontroly kvality svojej práce. Tento systém by mal identifikovať oblasti, v ktorých je potrebné zlepšenie, a umožniť sieti prijať opatrenia na riešenie týchto oblastí.

Spolupráca a procesy vzájomného hodnotenia podporujú kultúru zodpovednosti a neustáleho zlepšovania. Podporujú spoluprácu medzi firmami a cezhraničnú spoluprácu a umožňujú firmám učiť sa od seba navzájom, vymieňať si osvedčené postupy a navzájom si kontrolovať svoju prácu. Zavedenie spoľahlivých mechanizmov vzájomného hodnotenia pomáha identifikovať oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, odstrániť chyby a zabezpečiť dodržiavanie noriem kvality. Spätná väzba získaná z týchto preskúmaní by sa mala použiť na zdokonalenie procesov, odstránenie nedostatkov a posilnenie celkového systému riadenia kvality.

Hoci hlavným cieľom globálneho programu hodnotenia kvality bude vždy zabezpečiť, aby členské firmy mohli s dôverou odporúčať svojich klientov iným členským firmám, cieľom programu by malo byť aj poskytovanie objektívnych, konštruktívnych a priateľských rád a odporúčaní firmám na základe vlastných skúseností hodnotiteľa a osvedčených postupov pozorovaných inde v rámci siete.

Obmedzenia a prekonávanie výziev

Pri plnení cieľov riadenia kvality môže vzniknúť niekoľko obmedzení. Identifikácia a prekonanie týchto výziev je nevyhnutné. Tu je niekoľko bežných obmedzení a navrhovaných prístupov na ich prekonanie:

1. Geografická a kultúrna rozmanitosť

Globálny charakter sietí môže priniesť rozdiely v jazyku, kultúrnych zvyklostiach a právnych rámcoch. Prekonanie tohto obmedzenia si vyžaduje podporu medzikultúrneho porozumenia, vytvorenie jasných komunikačných kanálov a pravidelné kultúrne školenia. Kľúčové je aj prispôsobenie sa miestnym regulačným požiadavkám pri zachovaní globálnych noriem kvality.

Hoci je základný rámec nevyhnutný, musí byť dostatočne flexibilný, aby sa prispôsobil odchýlkam vyplývajúcim z miestnych predpisov, priemyselných postupov a kultúrnych noriem. Podporovanie miestnej účasti na tvorbe noriem kvality zabezpečuje, že systém riadenia kvality je prispôsobiteľný a relevantný pre rôzne kontexty.

Rôznorodosť v rámci siete môže byť síce náročná, ale môže mať aj pozitívny prínos, pretože poskytuje firmám nové perspektívy a poznatky od firiem, ktoré majú iný prístup. Medzinárodná spolupráca môže priniesť nápady a spôsoby myslenia, ktoré môžu priniesť inovatívne riešenia problémov a výziev.

2. Prideľovanie zdrojov

Nerovnomerné rozdelenie zdrojov a rozdielna úroveň odborných znalostí medzi členskými firmami môže brániť úsiliu o riadenie kvality. Riešenie tohto obmedzenia zahŕňa rozvoj mechanizmov zdieľania zdrojov, podporu spolupráce a prenos znalostí medzi firmami, pričom si uvedomujeme, že keď sa to podarí, sieť ako celok je silnejšia a všetci z toho profitujú. Centralizované fondy zdrojov, mentorské programy a možnosti vysielania (t. j. outsourcingu) môžu pomôcť vyvážiť odborné znalosti a optimalizovať prideľovanie zdrojov.

3. Výzvy v oblasti dodržiavania predpisov a regulácie

Rôzne krajiny môžu mať rôzne požiadavky na dodržiavanie predpisov a regulačné rámce, čo sťažuje udržiavanie konzistentných postupov kvality. Prekonanie tohto obmedzenia si vyžaduje pochopenie týchto rozdielov a ich začlenenie do návrhu akéhokoľvek systému riadenia kvality. Štandardizácia základných procesov dodržiavania predpisov pri súčasnom umožnení potrebných miestnych úprav zabezpečuje dodržiavanie predpisov pri zachovaní noriem kvality.

S globálnou sieťou sa spájajú aj požiadavky na monitorovanie služieb poskytovaných klientom v rámci siete s cieľom minimalizovať riziká porušenia pravidiel nezávislosti týkajúcich sa finančných záujmov, vzájomnosti záujmov a rozsahu služieb. Na túto skutočnosť kladú veľký dôraz najväčšie globálne firmy a ich siete, najmä pokiaľ ide o ich verejných klientov, ale je dôležitá aj pre stredne veľké siete a dokonca aj združenia. Tieto riziká možno prekonať účinnou komunikáciou medzi členskými firmami siete, informovanosťou o službách poskytovaných členskými firmami a, ako sa často praktizuje vo väčších globálnych sieťach, určením hlavného partnera pre vzťahy s klientom, ktorého povinnosti zahŕňajú monitorovanie a zlepšovanie služieb, ktoré má sieť poskytovať pred zapojením. Firmy tiež významne investovali do technológií na sledovanie globálnych služieb poskytovaných členskými firmami.

4. Technologická vyspelosť firiem

Nerovnaká technologická infraštruktúra a rôzne úrovne technologickej vyspelosti môžu brániť účinnému riadeniu kvality. Prekonanie tohto obmedzenia zahŕňa poskytovanie primeranej technickej podpory, odbornej prípravy a prístupu k základným technológiám, poskytovanie štandardizovaných nástrojov a systémov a zároveň umožnenie flexibility, aby sa prispôsobili miestnej IT infraštruktúre a preferenciám. Podpora výmeny poznatkov medzi členskými firmami o zavádzaní technológií a poskytovanie stimulov na prijímanie nových nástrojov môže podporiť technologický pokrok v celej sieti.

Záver

Vypracovanie, zavedenie a presadzovanie systému riadenia kvality pre nezávislé firmy v rámci globálnej siete je náročná, ale dosiahnuteľná úloha. S podporou vrcholového vedenia a predstavenstva, ako aj s podporou a vôľou vedenia členských firiem je to však uskutočniteľné – a udrží a zlepší to reputáciu siete, ochráni verejný záujem, zabezpečí spokojnosť klientov, priláka a udrží špičkové talenty a vybuduje konkurenčnú výhodu.

[1] Všimnite si nedávne donucovacie opatrenia americkej Rady pre dohľad nad účtovníctvom verejných spoločností a Komisie pre cenné papiere, britskej Rady pre finančné výkazníctvo a ďalších regulačných orgánov proti verejným účtovným spoločnostiam v súvislosti s nedostatkami v ich výkone zákaziek a v systémoch riadenia kvality na úrovni firmy.